Como registrar despesas e comprovantes

Uma despesa completa liga fornecedor, documento, valor, fonte, rubrica e evidências ao mesmo registro.

Revisado em 8 de setembro de 2026 • Leitura de 5 minutos

Duas formas de registrar

Você pode criar uma despesa a partir de um movimento importado no extrato, usando Registrar despesa do lançamento, ou pela área de despesas quando essa ação estiver disponível. Começar pelo extrato reduz o risco de deixar o pagamento sem conciliação.

Passo a passo

1. Selecione o lançamento.
   Na aba Conciliação, localize a saída correspondente ao pagamento.
2. Abra Registrar despesa.
   Parte dos dados financeiros já estará ligada ao movimento.
3. Identifique o fornecedor.
   Informe nome, documento, natureza do fornecedor e dados do documento fiscal ou recibo.
4. Defina competência e emissão.
   Use as datas conforme a natureza do gasto e os documentos.
5. Escolha a fonte.
   Subvenção e contrapartida são controladas separadamente.
6. Faça o rateio.
   Distribua o valor entre uma ou mais rubricas. A soma deve corresponder ao total.
7. Anexe os documentos.
   Classifique cada arquivo, por exemplo, como documento fiscal ou comprovante de pagamento.
8. Salve e confira.
   Revise a rubrica, a conciliação e a presença dos anexos.

Boas práticas documentais

• Use arquivos legíveis e completos.
• Não confunda nota fiscal com comprovante de pagamento.
• Mantenha o número do documento igual ao original.
• Explique rateios e situações excepcionais enquanto a memória está recente.
• Confira a regra do edital para cotações, recibos, retenções e demais evidências.